Сорри, если тупану ща, мб я не совсем понял)
Есть датапак (ну, файлик с описанием итемов же?), есть ботовод, есть предпочтения ботовода в плане че делать с итемами.
Хранить в памяти - дорого, обращаться к файлу - долго. А если комбинированный вариант? По мере попадания на землю итемов бот будет обращаться к файлу, вытаскивать из него нужную строчку и складывать новое табличко, к которому потом уже будет обращаться непосредственно. Для управления без добавления дополнительных полей можно создать еще табличку, в которой будут храниться настройки "че хочу сделать с итемом", типа: what_want(item_id):=[подбирать=тру,удалять=фолс].
Или просто есть дефолтный датапак и есть где-то настройки, в которых записано то, ЧЕМ отличаются ваши настройки от настроек дефолтных.